Un import mal préparé crée des doublons qu’on met des mois à rattraper — et fait écrire deux fois à la même personne. La méthode : normaliser, rapprocher sur les bonnes clés, fusionner selon des règles écrites.
Le moment le plus risqué de la vie d’un fichier acheté n’est pas son achat : c’est son import. Un import sans préparation crée des doublons, écrase des informations plus fiables que celles importées, et conduit à écrire deux fois à la même personne — l’un des meilleurs moyens de récolter une plainte.
| Type | Exemple | Détection |
|---|---|---|
| Doublon strict | Deux lignes avec le même email | Immédiate |
| Doublon de personne | j.martin@ et jean.martin@ dans la même société | Rapprochement nom + société |
| Doublon d’entreprise | « SARL Dupont », « Dupont SARL », « Dupont » | Rapprochement par SIREN, jamais par la raison sociale |
Le doublon le plus dangereux est invisible
Deux commerciaux qui travaillent la même entreprise sur deux fiches distinctes s’en aperçoivent au moment du rendez-vous, chez le prospect. Le rapprochement par SIREN, décrit dans notre article sur les identifiants d’entreprise, est la seule protection fiable.
Comparer des champs bruts ne détecte quasiment rien : « Jean-Pierre MARTIN » et « jean pierre martin » sont deux chaînes différentes. La normalisation précède toujours le rapprochement.
| Champ | Normalisation | Piège |
|---|---|---|
| Minuscules, suppression des espaces | Les sous-adresses avec un « + » désignent souvent la même boîte | |
| Téléphone | Format international, sans espace ni séparateur | Un numéro français stocké sans indicatif se compare mal à un numéro en +33 |
| Nom et prénom | Minuscules, accents retirés, tirets uniformisés | Les noms composés et les particules produisent de faux négatifs |
| Raison sociale | Retrait de la forme juridique et de la ponctuation | « SARL », « SAS », « & » et « et » créent des variantes infinies |
| SIRET / SIREN | Chaîne de caractères, jamais un nombre | Un tableur supprime les zéros de tête et rend le champ inutilisable |
| Domaine web | Minuscules, retrait du protocole et du préfixe www | Excellente clé de rapprochement, très sous-utilisée |
L’encodage, cause silencieuse de la moitié des imports ratés
Un CSV exporté depuis un tableur français est souvent encodé en Windows-1252, alors que la plupart des CRM attendent de l’UTF-8. Les accents deviennent des caractères parasites, et « Frédéric » ne se rapproche plus de « Frédéric ». Vérifiez l’encodage avant l’import : c’est un contrôle de dix secondes qui évite une reprise complète.
Règle générale : ne jamais fusionner sur un seul champ approximatif. Un rapprochement doit reposer soit sur un identifiant fort, soit sur la concordance de deux champs indépendants. Le rapprochement sur la seule raison sociale produit systématiquement des fusions erronées.
Quand deux fiches désignent la même personne, il faut décider champ par champ laquelle fait foi. Cette décision doit être écrite avant l’import, pas arbitrée au cas par cas.
| Champ | Source prioritaire | Raison |
|---|---|---|
| Coordonnées (email, téléphone) | La plus récemment vérifiée | C’est la fraîcheur qui compte, pas l’ancienneté dans le CRM |
| Fonction | Le fichier importé, si sa collecte est plus récente | Les changements de poste sont la première cause de péremption |
| Historique, notes, échanges | Le CRM, toujours | Un import ne doit jamais écraser une trace de relation |
| Propriétaire du compte | Le CRM, toujours | Réattribuer un compte par import provoque des conflits internes |
| Statut d’opposition | Le plus restrictif des deux | Une opposition ne se lève jamais par un import |
1. Importer d’abord un échantillon de 50 lignes
Sur l’environnement réel, avec la correspondance de colonnes définitive. Contrôler visuellement le résultat avant d’aller plus loin. La quasi-totalité des erreurs de correspondance se voit sur 50 lignes.
2. Faire tourner la détection de doublons à blanc
Avant écriture. Compter les rapprochements proposés : un taux de doublons supérieur à 15 % sur un fichier neuf signale que le fournisseur vous a revendu une partie de votre propre base.
3. Filtrer contre la liste de suppression
Toute personne s’étant opposée est retirée du lot avant import — voir le traitement des oppositions.
4. Marquer l’origine du lot
Deux champs sur chaque enregistrement importé : source et date d’import. Sans eux, il devient impossible de mesurer la performance d’un fournisseur, comme d’extraire le lot en cas de problème.
5. Conserver le fichier source
Le CSV d’origine, non modifié, archivé. C’est la seule pièce qui permet de reconstituer un import raté ou de justifier l’origine d’une donnée.
Le champ « source » est le plus rentable de votre CRM
Il permet de calculer, six mois plus tard, combien d’affaires signées provient de chaque fournisseur et de chaque canal. Sans lui, tous les arbitrages budgétaires se font à l’intuition. C’est aussi ce qui rend exploitable le calcul du coût par lead.
Des fichiers livrés prêts à importer
Champs normalisés, SIREN et SIRET renseignés, doublons internes écartés et encodage compatible avec votre CRM.
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